Ausgangssituation

Lieferung und Montage von Küchen in Süd- und Ostdeutschland

Spedtion W. Roth GmbH mit Stammsitz nahe Ulm ist spezialisiert auf die Lieferung und Montage von Neumöbeln und weißer Ware. Als Servicepartner von Küchen Quelle und IKEA konnte Roth sein Netzwerk an Stützpunkten in den letzten Jahren bedeutend ausbauen. Heute ist Roth mit eigenen Niederlassungen in Ulm-Elichingen, Lonsee (Ulm), Ludwigsburg, Chemnitz, Weida, Erfurt, Glesien (Leipzig), Lampertswalde (Dresden), Magdeburg und Berlin präsent.

Roth ist zudem seit vielen Jahren Partner im Netzwerk von DHL und übernimmt für DHL 2-Mann-Handling GmbH zahlreiche Aufgaben zur Lieferung von Möbeln und großen Haushaltsgeräten im Südwesten und Osten der Bundesrepublik. Spedition W. Roth verwendet seit 2011 die cargorent Ablieferscannung.

Problemstellung

Umfangreiche Dokumentation von Leistungen und Mängeln in Papierform

Im Rahmen der Küchen-Montage fällt für Roth als Dienstleister ein großer Berg an Papier an: In Frageprotokollen werden alle relevanten Arbeitsschritte dokumentiert, die Erledigung eingetragen und mit Unterschriften des Monteurs und des Kunden bestätigt. Zusätzlich müssen die erledigten Arbeiten per Foto belegt werden. Ebenso groß ist der Aufwand zur Dokumentation von Beschädigungen an der gelieferten Ware und Fehlern bei der Montage. Die auf der Baustelle ausgefüllten Dokumente müssen anschließend in die Reporting-Plattformen der Auftraggeber übertragen werden. Es werden also vom Papier-Dokument alle Daten von Hand digital erfasst, was einen enormen zeitlichen und personellen Aufwand bedeutet.

Ziel

Digitale Arbeitsprotokolle auf der Baustelle

Bereits seit 2011 erledigt Roth alle Scan-Jobs mit den cargorent Anwendungen aus der Cloud. Cargorent wird sowohl für die Erledigung der Aufgaben aus dem DHL-Verbund als auch für eigene Aufträge von Roth eingesetzt.

Spedition W. Roth wünschte sich für die Montage-Dienstleistungen eine Vereinfachung der Dokumentation. Das Ziel war es, zukünftig alle bisher in Papierform erfassten Daten von Anfang an digital aufzunehmen. Dadurch sollte vor allem der Arbeitsaufwand im Backoffice verringert werden. Als Zusatznutzen würden die Daten für die Auftraggeber aber auch deutlich schneller zur Verfügung stehen.

Das digitale Protokoll müsste dafür die von den Auftraggebern vorgegebenen Frageprotokolle abbilden, Fotos von Aufbau, Beschädigungen und Mängeln erfassen können, die Arbeitszeit erfassen und die Unterschriften von Monteur und Kunde speichern.

Gemeinsam mit Spedition W. Roth plante loglevel GmbH die Integration der Dokumentation in die bestehende cargorent Anwendung.

Umsetzung

Android App für Ablieferscan und Dokumentation

Schon die im Jahr 2011 eingeführte cargorent Lösung für Ablieferscan im 2-Mann-Handling bot eine Reihe an spezifischen Möglichkeiten zur Dokumentation. Gemeinsam mit der alten Anwendung sollte nun jedoch auch Windows Mobile als Betriebssystem abgelöst und durch Android ersetzt werden.
Für W.Roth hat loglevel die vorhandene cargorent Android App um zahlreiche neue Funktionen erweitert. Zusätzlich wurde für die neuen mobilen Funktionen auch die cargorent Plattform angepasst und erweitert:

Direkt im Web-Portal der cargorent Plattform kann Roth nun individuelle Fragenkataloge zusammenstellen. Diese Fragenkataloge werden den Monteuren auf Ihren Android Geräten zugespielt und vor Ort ausgefüllt. Es stehen dabei Auswahlfelder, Radio-Bottons, Check-Boxen, Freitextfelder, Unterschriftenfelder und eine Fotofunktion zur Verfügung. Abhängig vom Typ des Auftrags werden automatisiert individuelle Fragenkataloge zur Abarbeitung bereitgestellt. Die am Montageort erfassten Daten stehen in Echtzeit auf der Plattform zur Verfügung. Dort werden die Fragenkataloge zu Protokolldateien umgewandelt und stehen als PDF zur Weitergabe an IKEA bereit.

Mit den neuen mobilen Funktionen in cargorent gelingt es Roth nun bereits auf der Baustelle die umfangreichen Anforderungen zur Dokumentation zu erfüllen.

Ergebnis

Bessere IT Performance erleichtert Wachstum

Spedition W.Roth GmbH konnte sein Netzwerk an Stützpunkten von Schwaben in den ostdeutschen Raum bis nach Berlin ausweiten. Roth ist heute einer der Stärksten Service-Partner von IKEA und ist mit 80 Teams vorwiegend in Brandenburg, Sachsen und Sachsen-Anhalt unterwegs. Mit der mobilen Anwendung von cargorent dokumentiert Spedition W. Roth heute den Aufbau von bis zu 400 Küchen in der Woche.
W.Roth will sein Netzwerk weiter ausbauen und plant zukünftig die digital erfassten Montagedaten per Schnittstelle an seine Auftraggeber zu übergeben.